Multiplica tu productividad x10 con el sistema de Google
La mayoría de personas usa la IA mal.
Abren ChatGPT, Gemini o cualquier herramienta, escriben una pregunta suelta, copian la respuesta y al día siguiente vuelven a empezar desde cero.
El problema no es la IA.
El problema es usar la IA sin sistema.
Cuando no tienes sistema, la IA no acumula contexto de tu negocio, no entiende tus procesos, no recuerda tus datos y acaba dándote respuestas genéricas.
Pero cuando conectas bien las herramientas, la IA deja de ser un “chat” y se convierte en una estructura de trabajo.
Este es el sistema de 4 niveles que puedes usar con herramientas de Google para trabajar mejor, pensar más rápido y ejecutar con más claridad.
El sistema de 4 niveles
Nivel 1: NotebookLM para anclar conocimiento
NotebookLM sirve para convertir tus documentos, notas, procesos y datos en una base de conocimiento consultable.
En vez de preguntarle a una IA desde cero, le das tus propias fuentes.
Puedes subir:
- Manuales de procesos
- Conversaciones de clientes
- PDFs
- Documentos internos
- Notas de reuniones
- Informes
- Tablas
- Guías
- Transcripciones
- Materiales de formación
La gran ventaja es que NotebookLM responde basándose en las fuentes que tú le das.
Esto reduce mucho las respuestas inventadas y te permite trabajar con información real de tu negocio.
Ejemplo práctico
Imagina que tienes 200 conversaciones de clientes, un manual de procesos y una tabla de ventas.
Puedes preguntarle:
“¿Cuáles son las quejas más repetidas de los clientes y en qué parte del proceso aparecen?”
NotebookLM puede ayudarte a detectar patrones dentro de tus documentos y señalar de dónde viene cada respuesta.
Para qué usarlo
- Resumir documentos largos
- Crear FAQs internas
- Encontrar patrones en comentarios de clientes
- Convertir procesos en instrucciones claras
- Preparar contenidos basados en documentos reales
- Analizar objeciones de clientes
- Crear bases de conocimiento para tu equipo
Prompt para NotebookLM
Copia y pega este prompt:
Analiza todos los documentos que he subido.
Quiero que extraigas:
1. Los problemas más repetidos.
2. Las preguntas frecuentes.
3. Las objeciones principales.
4. Las oportunidades de mejora.
5. Las frases exactas que se repiten en los clientes.
6. Las acciones concretas que debería tomar.
No inventes información. Usa solo las fuentes proporcionadas y cita de dónde sale cada idea.Nivel 2: Gemini para analizar con profundidad
Una vez tienes tus fuentes ordenadas, necesitas analizar.
Aquí entra Gemini.
Gemini es útil cuando quieres cruzar información, detectar patrones, trabajar con archivos grandes o transformar datos en decisiones.
Por ejemplo, puedes cargar un CSV con miles de filas y pedirle que encuentre tendencias.
Ejemplo práctico
Supón que tienes un CSV con 10.000 clientes.
Puedes pedirle:
Analiza este CSV de 10.000 clientes.
Quiero saber:
1. Qué tipo de queja consume más tiempo.
2. Qué segmento de cliente genera más incidencias.
3. Qué producto tiene más problemas.
4. Qué patrones se repiten antes de una baja.
5. Qué acciones concretas debería priorizar esta semana.
Devuélveme la respuesta en formato ejecutivo, con conclusiones claras y recomendaciones accionables.Gemini puede ayudarte a pasar de datos sueltos a decisiones concretas.
Para qué usarlo
- Analizar CSVs
- Cruzar datos de ventas
- Detectar tendencias
- Encontrar patrones de comportamiento
- Resumir informes
- Comparar documentos
- Crear diagnósticos de negocio
- Preparar decisiones estratégicas
Prompt de análisis profundo
Actúa como analista estratégico de negocio.
Voy a darte datos, documentos o tablas.
Tu tarea es encontrar patrones útiles para tomar mejores decisiones.
Analiza:
1. Qué está funcionando.
2. Qué no está funcionando.
3. Qué oportunidades hay.
4. Qué riesgos existen.
5. Qué acciones tienen más impacto.
6. Qué debería hacer primero.
Quiero una respuesta clara, práctica y ordenada por prioridad.Nivel 3: Gems para crear especialistas de tu negocio
Un Gem es un asistente personalizado dentro de Gemini.
La diferencia entre usar Gemini normal y usar un Gem es el contexto.
Gemini normal responde a lo que le pides en ese momento.
Un Gem puede tener instrucciones fijas, una función concreta y un conocimiento definido.
Eso significa que puedes crear asistentes especializados para tareas repetidas de tu negocio.
Ejemplos de Gems que podrías crear
1. Analista comercial
Sirve para revisar ventas, detectar patrones y mejorar conversiones.
Instrucción base:
Eres un analista comercial experto en detectar patrones de ventas, objeciones de clientes y oportunidades de mejora.
Tu trabajo es analizar datos comerciales y convertirlos en acciones concretas para vender más.
Siempre responde con:
1. Diagnóstico.
2. Problema principal.
3. Oportunidad.
4. Acción recomendada.
5. Prioridad.2. Especialista en contenido
Sirve para convertir ideas, documentos o noticias en contenido para redes sociales.
Eres un estratega de contenido especializado en inteligencia artificial aplicada a negocios.
Tu trabajo es transformar ideas complejas en contenido simple, viral y útil para emprendedores y empresas.
Siempre entrega:
1. Hook potente.
2. Idea principal.
3. Guion corto.
4. Carrusel resumido.
5. CTA final.3. Asistente de atención al cliente
Sirve para responder dudas frecuentes usando el tono de tu empresa.
Eres un asistente de atención al cliente entrenado con el contexto de mi negocio.
Tu objetivo es responder de forma clara, amable y útil.
Nunca inventes información. Si falta un dato, dilo claramente.
Siempre responde con:
1. Respuesta directa.
2. Explicación breve.
3. Siguiente paso recomendado.4. Consultor de procesos
Sirve para mejorar operaciones internas.
Eres un consultor de procesos especializado en automatización y productividad.
Analiza cualquier proceso que te entregue y dime:
1. Qué pasos sobran.
2. Qué se puede automatizar.
3. Qué se puede delegar.
4. Qué cuello de botella existe.
5. Qué sistema debería crear.Cómo configurar un Gem
Para crear un buen Gem necesitas 3 cosas:
- Nombre claro Ejemplo: “Analista comercial”, “Creador de contenido”, “Consultor de procesos”.
- Instrucciones precisas Explica qué rol cumple, cómo debe responder y qué debe evitar.
- Conocimiento útil Añade documentos, procesos, informes, ejemplos, tono de marca o datos importantes.
La clave es esta:
No crees un Gem genérico.
Crea un especialista para una tarea repetida.
Nivel 4: Workspace para ejecutar entregables
El último nivel es la ejecución.
Aquí entran herramientas como Google Docs, Sheets, Slides, Gmail, Drive y el resto del ecosistema de Google Workspace.
El objetivo no es solo analizar.
El objetivo es convertir el análisis en entregables reales.
Por ejemplo:
- Un documento estratégico
- Una tabla de seguimiento
- Una presentación
- Un email
- Un informe
- Un calendario editorial
- Un resumen para el equipo
- Una propuesta comercial
- Un sistema de seguimiento de clientes
Ejemplo práctico
Después de analizar tus datos, puedes pedir:
Con toda la información anterior, crea un documento de acción para mi equipo.
Quiero que incluya:
1. Resumen ejecutivo.
2. Problema principal detectado.
3. Acciones prioritarias.
4. Responsable sugerido para cada acción.
5. Plazo recomendado.
6. Métrica para medir si funciona.O también:
Convierte este análisis en una tabla de Google Sheets con estas columnas:
1. Problema detectado.
2. Causa probable.
3. Impacto en el negocio.
4. Acción recomendada.
5. Prioridad.
6. Responsable.
7. Fecha límite.
8. Estado.La productividad real aparece cuando la IA no solo responde, sino que te ayuda a producir documentos, tablas, emails y decisiones que mueven el negocio.
Cómo usar el sistema completo paso a paso
Paso 1: Recopila el conocimiento
Antes de pedir respuestas a la IA, reúne tus fuentes.
Empieza con:
- Tus procesos
- Tus conversaciones con clientes
- Tus preguntas frecuentes
- Tus informes
- Tus datos de ventas
- Tus notas internas
- Tus ejemplos de buen trabajo
No necesitas tenerlo perfecto.
Solo necesitas empezar a centralizarlo.
Paso 2: Súbelo a NotebookLM
Usa NotebookLM para convertir ese material en una base de conocimiento.
Pregúntale cosas como:
¿Qué información importante aparece repetida en estas fuentes?¿Qué problemas se repiten más?¿Qué preguntas frecuentes debería convertir en contenido?¿Qué debería mejorar en mi proceso actual?Paso 3: Analiza con Gemini
Cuando tengas datos o patrones, pásalos a Gemini para hacer análisis más profundo.
Ejemplo:
Analiza esta información como si fueras un consultor estratégico.
Quiero que detectes los 20% de problemas que están generando el 80% de pérdidas de tiempo, quejas o ineficiencias.
Dame una lista priorizada de acciones.Paso 4: Crea Gems especializados
Cuando detectes una tarea que repites cada semana, crea un Gem.
Por ejemplo:
- Si analizas clientes cada semana, crea un Gem de análisis comercial.
- Si haces contenido cada semana, crea un Gem de contenido.
- Si respondes muchas dudas, crea un Gem de soporte.
- Si preparas propuestas, crea un Gem comercial.
- Si revisas procesos, crea un Gem operativo.
La regla es simple:
Si lo repites más de 3 veces, conviértelo en sistema.
Paso 5: Ejecuta en Workspace
Finalmente, convierte las respuestas en trabajo real.
No te quedes en “ideas”.
Pide entregables.
Ejemplos:
Convierte esto en un documento para mi equipo.Convierte esto en una tabla de seguimiento.Convierte esto en una presentación para explicar al cliente.Convierte esto en un email profesional.Convierte esto en un plan de acción de 7 días.Conclusión
Usar IA sin sistema puede hacerte más lento.
Porque preguntas, copias, pegas y empiezas desde cero cada vez.
Pero cuando creas una estructura, la IA empieza a trabajar con contexto.
Y ahí cambia todo.
El objetivo no es usar IA.
El objetivo es crear un sistema donde la IA entienda tu negocio, analice tus datos, actúe como especialista y te ayude a ejecutar entregables reales.
Empieza por algo simple:
- Sube tus documentos a NotebookLM.
- Analiza tus datos con Gemini.
- Crea un Gem para una tarea repetida.
- Convierte el resultado en un documento, tabla o acción concreta.
Eso ya es pasar de usar IA como juguete a usarla como sistema de productividad.
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