4 IAs gratis que hacen el trabajo de Excel: cuál usar para cada cosa

Si buscas una IA gratis para Excel y no quieres perder la tarde comparando, esta es la respuesta corta:

• ChatGPT dentro de Excel cuando quieres que te escriba o te explique una fórmula sin salir de tu hoja. Es un complemento oficial de OpenAI y funciona con la cuenta gratuita.
• Bricks cuando tienes un Excel desordenado y necesitas un panel con gráficos para enseñárselo a alguien: al banco, a un socio, a tu gestor. 20 mensajes de IA gratis al mes.
• Julius cuando quieres hacerle preguntas a tus datos hablando ("¿qué producto me deja más margen?") y que te responda con números y gráficos. Tiene web oficial en español.
• Claude cuando el trabajo es al revés: tienes las facturas en PDF y necesitas que alguien te monte el Excel, con fórmulas y listo para descargar. Gratis en el plan Free.

Revisado el 7 de septiembre de 2026. Los límites gratuitos de estas herramientas cambian con frecuencia. Al final tienes las páginas oficiales para comprobar cada uno.

Qué IA usar para cada tarea de Excel

Mi recomendación: si solo vas a instalar una, que sea ChatGPT dentro de Excel, porque es la que usas sin cambiar de programa. Si tu problema no es la fórmula sino que el Excel no existe todavía (tienes PDFs, capturas, tickets), empieza por Claude. Bricks y Julius entran cuando ya tienes los datos limpios y quieres entenderlos o enseñarlos.

Antes de empezar: qué datos puedes subir y cuáles no

Las cuatro herramientas procesan tus datos en servidores de terceros. Ni siquiera el complemento de ChatGPT, que trabaja "dentro" de tu Excel, es una excepción: según su documentación oficial, el complemento envía a ChatGPT "tu prompt, los adjuntos y el contexto relevante de la hoja de cálculo". No tienes que subir el archivo a una web, pero los datos de las celdas que usa sí viajan.

Tres reglas antes de pegar nada:

1. Anonimiza lo personal. Nombres de clientes, DNIs, teléfonos, correos, IBAN. Sustitúyelos por "Cliente 1", "Cliente 2". Las fórmulas funcionan igual.
2. Los datos de terceros tienen dueño. Las facturas de tus clientes contienen datos personales de tus clientes. Si vas a subirlas a una IA, la ley de protección de datos te aplica igual que si las subieras a cualquier otro servicio.
3. Comprueba si tus datos entrenan al modelo. Cada herramienta lo explica en su política de privacidad, y en algunas se puede desactivar desde ajustes. Míralo antes de usarla con información de la empresa, no después.

Si trabajas con datos sensibles (sanitarios, financieros de terceros, contratos), la respuesta no es "no uses IA": es usarla con datos anonimizados o con un plan de empresa que firme un contrato de tratamiento de datos.

¿Quieres que la IA haga tu Excel sola cada mes, sin que tengas que pegar nada? En IAEmpresa diseñamos sistemas que conectan tus facturas, tu CRM y tus ventas para que los informes se generen solos. Reserva 15 minutos con Arti.

1. ChatGPT dentro de Excel: la fórmula que no sabes escribir

Mejor para: escribir fórmulas, explicar fórmulas que heredaste de otro, arreglar errores (#N/A, #¡VALOR!) y montar plantillas sencillas sin salir de Excel.

Desde mayo de 2026, OpenAI tiene un complemento oficial, ChatGPT for Excel, disponible para todos los planes, incluido el gratuito. Se instala desde la tienda de complementos de Excel, inicias sesión con tu cuenta de ChatGPT y aparece un panel lateral. Le escribes en español lo que quieres y él lee tu hoja, propone la fórmula y te pide confirmación antes de escribir en cualquier celda.

Es la diferencia práctica con copiar y pegar fórmulas desde el ChatGPT normal: aquí ve tus columnas de verdad, sabe que "pagado" está en la columna F y que los importes están en la D. No tienes que explicárselo.

Cómo instalarlo:

1. Abre Excel (escritorio o web) con tu cuenta de Microsoft 365.
2. Ve a Inicio > Complementos y busca "ChatGPT".
3. Instálalo e inicia sesión con tu cuenta de ChatGPT (la gratuita sirve).
4. Aparece un panel a la derecha. Ahí escribes.

Si estás en una empresa y no ves la tienda de complementos, es que el administrador la tiene bloqueada. La documentación de OpenAI explica cómo puede desplegarlo el administrador. Y si trabajas en Google Sheets en vez de Excel, existe la misma extensión para Sheets.

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Prompt para la fórmula del vídeo

El caso más habitual: una hoja de facturas con una columna de estado y quieres sumar solo lo cobrado.

Resultado esperado: una fórmula tipo =SUMAR.SI(Facturas!F:F;"pagado";Facturas!D:D), escrita en la celda que le has indicado, con una explicación de una línea. Si tu Excel está en español, la fórmula sale con los nombres en español y el punto y coma como separador.

Error habitual: pedir "súmame lo pagado" sin decir en qué columna está cada cosa. Funciona muchas veces, pero cuando la hoja tiene columnas parecidas ("importe", "importe con IVA", "cobrado") es donde se equivoca. Nombrar la columna cuesta cinco segundos y elimina el fallo.

Prompt de seguimiento:

Ahora haz lo mismo para "pendiente" y "vencido" en D3 y D4, y en D5 pon el total de las tres.
Aplica formato de moneda en euros a D2:D5.

Prompt para entender una hoja heredada

Cuando te pasan un Excel con fórmulas que no entiendes y tienes miedo de tocarlo:

Explícame qué calcula esta hoja, pestaña por pestaña, como si se lo explicaras a alguien que la va a heredar.
Para cada fórmula importante dime:
- Qué hace en una frase.
- De qué celdas depende.
- Qué pasa si borro o muevo una fila.
No cambies nada. Solo explica.

Resultado esperado: un mapa de la hoja en lenguaje normal. Es la forma más rápida de saber si puedes borrar esa columna que "nadie usa".

Límite de ChatGPT en Excel

El plan Free tiene lo que OpenAI llama "uso limitado", sin una cifra pública. En la práctica: sirve para el día a día de fórmulas, pero si le pides que reconstruya un libro de doce pestañas vas a tocar el tope antes. Y hay cosas que no hace: macros y VBA no tienen soporte completo. Para eso sigue haciendo falta alguien que sepa.

Otro detalle que la gente no espera: las conversaciones del complemento no aparecen en tu historial de ChatGPT ni usan la memoria de tu cuenta. Van por separado.

2. Bricks: de un Excel desordenado a un panel para enseñar

Mejor para: convertir un archivo de ventas, gastos o inventario en un cuadro de mando con gráficos, sin saber hacer tablas dinámicas.

Bricks es una hoja de cálculo con IA dentro. Subes tu Excel (o CSV, o incluso un PDF), le describes en el chat qué quieres ver, y te genera el panel: gráficos, tarjetas con los totales, tablas resumen. Puedes cambiar los colores y el orden después.

El plan gratuito incluye 20 mensajes de IA al mes y hasta 3 usuarios, según su página de precios. Veinte mensajes dan para un panel bien hecho si piensas antes qué quieres. No dan para ir probando a ciegas.

Dos cosas del vídeo que conviene matizar. La primera: la interfaz y la documentación están en inglés. Escribirle en español no lo hemos comprobado a fondo: si lo pruebas, cuéntanoslo. La segunda: el plan gratuito no exporta a PDF ni a PowerPoint (eso entra en el plan Premium, 25 $/mes según la página de precios, aunque su documentación menciona otras cifras; revísalo). Es decir, el panel para el banco lo puedes hacer, pero se lo enseñas en pantalla o pagas para descargarlo.

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Prompt para el panel de ventas

Antes de gastar el primer mensaje, limpia lo básico en Excel: una fila de encabezados, una fila por venta, sin celdas combinadas ni totales en medio.

Build a sales dashboard from the sheet I uploaded.
Columns: date, client, product, units, amount (EUR), status.

I need:
1. Total revenue this year vs last year, as two big numbers.
2. Monthly revenue as a bar chart.
3. Top 10 clients by revenue as a table.
4. Revenue by product as a pie chart.

Use only rows where status = "paid".
Labels in Spanish. Euros with two decimals.

Resultado esperado: un panel de una pantalla con los cuatro bloques. Si algo sale mal, corrígelo en un mensaje: "Change chart 2 to a line chart" cuesta un mensaje más, así que agrupa las correcciones.

Qué personalizar: los nombres de columna (pon los tuyos exactos, tal cual aparecen en el archivo) y el filtro de estado. Si tu hoja no tiene columna de estado, quita esa línea.

Error habitual: subir el Excel "como está", con la pestaña de resumen que ya tenía totales, subtotales cada diez filas y notas en la columna K. La IA no sabe qué es dato y qué es adorno. Un archivo limpio con 20 mensajes rinde más que uno sucio con 200.

Prompt de seguimiento:

Add a fifth block: average days between invoice date and payment date, by client.
Highlight in red the clients above 60 days.

Límite de Bricks

Veinte mensajes al mes y sin exportar. Si vas a usar el panel cada mes (para una reunión, para el banco), calcula si te compensa el plan de pago o si te vale más hacerlo con Claude (sección 4), que te devuelve un archivo tuyo.

3. Julius: hazle preguntas a tu Excel

Mejor para: cuando no quieres un panel sino una respuesta. "¿Qué producto me deja más margen?", "¿en qué mes se me caen las ventas?", "¿qué clientes han dejado de comprar?".

Julius es un analista de datos con el que hablas. Subes el Excel, le preguntas en español, y te contesta con la cifra, el gráfico y el razonamiento. Por debajo escribe código de análisis, pero no lo ves si no quieres. Tiene web oficial en español y acepta .xls, .xlsx y .csv, con varias pestañas.

Sobre lo que tienes gratis, ojo: hay dos versiones en las páginas oficiales de Julius. Su página en español dice que todos los usuarios pueden enviar hasta 5 mensajes al mes con el modelo avanzado; su página de precios habla de "créditos gratuitos diarios" sin cifra y de modelos "Lite" para el plan Free. Lo seguro: entras, miras el contador de tu cuenta y sabes exactamente cuántas preguntas tienes. Los planes de pago empiezan en 20 $/mes con 2.000 créditos.

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Prompt para la pregunta del vídeo

Con pocas preguntas gratis, la primera tiene que ser buena. Esta pide margen por producto y de paso le obliga a enseñarte cómo lo ha calculado:

Resultado esperado: una tabla ordenada, un gráfico, y una frase clara: "El producto X deja 12.400 € de margen (38 %); el producto Y solo 900 € (6 %)". El punto 5 es el que te protege: si hay diez filas sin coste, te lo dice y sabes que la cifra está coja.

Qué preparar: que exista la columna de coste. Sin coste no hay margen, y la IA no se lo puede inventar (y si lo hace, peor).

Error habitual: preguntar "¿cómo van las ventas?". Te devuelve un resumen genérico que te gasta una pregunta y no te sirve para decidir nada. Pregunta siempre algo que cambie una decisión: qué dejo de vender, a quién llamo, qué mes refuerzo.

Prompt de seguimiento:

Ahora dime qué clientes compraron en el primer semestre y no han comprado nada en los últimos 90 días, ordenados por lo que gastaban antes.
Devuélvemelo como tabla que pueda copiar a Excel.

Esa lista es una campaña de recuperación de clientes lista para hacer. Si quieres que esa campaña salga sola por WhatsApp o email, es justo lo que montamos en IAEmpresa: reserva 15 minutos con Arti.

Límite de Julius

Pocas preguntas gratis. Si haces esto una vez al trimestre, te sobra; si lo haces cada semana, es de pago. Y como con todas: para datos de clientes reales, anonimiza antes.

4. Claude: de las facturas en PDF al Excel con fórmulas

Mejor para: cuando el Excel no existe todavía. Tienes facturas, tickets, extractos o capturas, y necesitas la tabla hecha.

Claude, la IA de Anthropic, puede crear archivos de verdad: Excel (.xlsx), Word, PowerPoint y PDF. Le subes las facturas del mes, le dices "hazme la tabla", y te devuelve un .xlsx descargable con las columnas, las fórmulas de totales y, si se lo pides, un gráfico. Según su documentación oficial, la creación de archivos está disponible en todos los planes, incluido el gratuito.

Cómo activarlo: en la cuenta gratuita no viene encendido. Ve a Ajustes > Capacidades (Settings > Capabilities) y activa "Ejecución de código y creación de archivos". Sin eso, Claude te describe la tabla en texto pero no te da el archivo.

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Prompt para la tabla del vídeo

Sube las facturas del mes en PDF (varias a la vez) y pega esto:

Resultado esperado: un .xlsx que abres en Excel con los datos, las fórmulas vivas (si cambias un importe, el total se recalcula) y las celdas dudosas en amarillo. La última línea del prompt es la que importa: te da la lista de lo que tienes que revisar a mano.

Qué preparar: PDFs legibles. Si son fotos de tickets arrugados, la lectura empeora; pídele que marque todo lo que no lea con claridad.

Error habitual: confiar en el Excel sin abrirlo. La IA lee muy bien, pero "muy bien" no es "siempre". Antes de mandárselo al gestor, comprueba tres facturas al azar contra el PDF. Dos minutos.

Prompt de seguimiento:

Añade una tercera pestaña "Vencimientos" con las facturas ordenadas por fecha de vencimiento y una columna "Días para vencer" calculada con fórmula respecto a HOY().
Marca en rojo las que vencen en menos de 7 días.

Límite de Claude

Crear archivos gasta más límite de uso que un chat normal, así que en el plan gratuito no vas a procesar 200 facturas de golpe. Para un autónomo con 15-30 facturas al mes, sobra. Y el archivo máximo, tanto de subida como de descarga, es de 30 MB.

Ejemplo práctico: cerrar el mes en 40 minutos con las cuatro

Una tienda online con dos personas. Cada mes, la dueña tardaba una tarde entera en "cerrar el mes". Así queda el flujo con las cuatro herramientas:

1. Claude (10 min): sube las facturas de proveedores en PDF y saca el Excel de gastos con la pestaña "Por proveedor". Revisa tres facturas al azar.
2. ChatGPT en Excel (5 min): en su hoja de ventas (que exporta de la tienda), le pide la fórmula que suma solo los pedidos con estado "entregado" y la de devoluciones. Las escribe él en la pestaña "Resumen".
3. Julius (10 min): sube ventas y gastos y hace la única pregunta que importa: "¿qué productos han bajado más de un 20 % respecto al mes pasado y cuánto margen me quitan?". Con eso decide qué promocionar.
4. Bricks (15 min): con las dos hojas limpias, monta el panel del mes: ingresos, gastos, margen, top productos. Se lo enseña a su socio en pantalla en la reunión del lunes.

Cuatro herramientas, cero euros, y la tarde entera se queda en 40 minutos. Lo que no cambia: sigue mirando tres facturas al azar y sigue leyendo la fórmula antes de aceptarla.

Errores frecuentes

• Subir datos de clientes sin anonimizar. Es el más grave y el más común. Cliente 1, Cliente 2. Cuesta un minuto.
• Pedir la fórmula sin nombrar las columnas. "Súmame lo pagado" funciona hasta que hay dos columnas de importes. Di dónde está cada cosa.
• Gastar los mensajes gratis probando. En Bricks y Julius cada mensaje cuenta. Escribe el prompt entero antes de enviarlo, con todo lo que quieres, en vez de ir pidiendo cosas de una en una.
• Aceptar la fórmula sin leerla. ChatGPT te la enseña antes de escribirla. Léela. Si no la entiendes, pregúntale qué hace antes de decir que sí.
• Confiar en el Excel generado sin abrirlo. Tres facturas al azar contra el PDF original. Siempre.
• Pensar que "dentro de Excel" es "sin salir de tu ordenador". El complemento de ChatGPT manda a OpenAI el contexto de la hoja que necesita. Es cómodo, no es local.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la mejor IA gratis para Excel?

Depende de la tarea. Para fórmulas dentro de tu hoja, el complemento oficial de ChatGPT. Para convertir PDFs en un Excel, Claude. Para paneles con gráficos, Bricks. Para hacer preguntas a tus datos, Julius. Si solo vas a instalar una, ChatGPT en Excel es la que más usas en el día a día.

¿ChatGPT para Excel es gratis?

Sí, el complemento oficial está disponible para el plan Free de ChatGPT, con "uso limitado" (OpenAI no publica la cifra). Los planes Plus y Pro comparten el límite con otras funciones agénticas. Compruébalo en la documentación oficial, que es donde cambiará primero.

¿ChatGPT para Excel funciona en España?

Sí. Durante la beta (marzo-mayo de 2026) los planes Plus y Pro no tenían acceso en la Unión Europea, pero desde la disponibilidad general OpenAI lo indica como disponible globalmente para todos los planes, incluido Free. Si tu Excel no te deja instalarlo, casi siempre es porque tu empresa tiene bloqueada la tienda de complementos.

¿Necesito Microsoft 365 para usar ChatGPT en Excel?

El complemento se instala desde la tienda de complementos de Excel (escritorio o web). Las versiones antiguas de Excel sin tienda de complementos no lo tienen. Si no ves el menú Inicio > Complementos, esa es la razón.

¿Y Copilot? Excel ya tiene su propia IA

Sí, Microsoft tiene Copilot dentro de Excel, y para muchas tareas de fórmulas es equivalente. La diferencia es qué licencia tienes: lo que Copilot puede hacer en tu Excel depende de tu plan de Microsoft 365, y eso ha cambiado varias veces. Ábrelo y mira qué te ofrece; si te pide una suscripción de Copilot, el complemento de ChatGPT es la vía gratuita. Si estás decidiendo qué IA contratar para toda la empresa, tienes la comparativa ChatGPT vs Gemini vs Claude vs Copilot.

¿Bricks funciona en español?

La interfaz y la documentación están en inglés. Puedes pedirle que las etiquetas del panel salgan en español, como en el prompt de la sección 2, pero no hemos podido comprobar a fondo cómo se comporta con instrucciones enteras en español. Si lo pruebas, cuéntanoslo en el canal de WhatsApp.

¿Cuántas preguntas gratis tiene Julius?

Las páginas oficiales de Julius no coinciden: la versión en español habla de 5 mensajes al mes con el modelo avanzado, y la página de precios habla de créditos gratuitos diarios con modelos "Lite". Lo fiable es el contador de tu propia cuenta. El primer plan de pago cuesta 20 $/mes (16 $ si pagas el año).

¿Claude crea Excel gratis de verdad?

Sí. Según su documentación, la creación de archivos (.xlsx, .docx, .pptx, PDF) está disponible en todos los planes, incluido Free. Hay que activarla en Ajustes > Capacidades, y consume más límite de uso que un chat normal.

¿Estas IAs pueden equivocarse con los números?

Sí. Las cuatro. La fórmula puede apuntar a la columna equivocada, la lectura de un PDF puede confundir un 8 con un 3, y un análisis puede ignorar filas vacías sin avisarte. Por eso todos los prompts de esta guía terminan pidiendo que te digan qué han supuesto y qué no han encontrado. Y por eso se revisa una muestra a mano.

¿Puedo usar estas herramientas con las facturas de mis clientes?

Puedes, pero las facturas de tus clientes contienen datos personales de tus clientes, y eso te obliga como responsable del tratamiento. La solución práctica: anonimiza lo que no necesites para el cálculo, o usa un plan de empresa con contrato de tratamiento de datos. Para saber cuándo tienes que avisar de que usas IA, tienes nuestra guía sobre el AI Act y el deber de informar.

¿Sirven también para Google Sheets?

ChatGPT tiene la misma extensión para Google Sheets. Bricks y Julius aceptan CSV, que exportas desde Sheets en un clic. Claude te devuelve un .xlsx que puedes abrir en Sheets directamente.

Conclusión

Excel no se va a ningún sitio. Lo que se va es la parte de pelearte con él: buscar la fórmula, montar el gráfico, pasar las facturas a mano.

Empieza por el complemento de ChatGPT, que es el que usas sin salir de tu hoja. Añade Claude el día que tengas PDFs y no un Excel. Y cuando los datos estén limpios, Julius para preguntar y Bricks para enseñar.

Y con las cuatro, la misma regla: anonimiza antes de subir, lee la fórmula antes de aceptarla y comprueba una muestra antes de fiarte.

Y si lo que quieres es que una IA te lea el Excel y te diga qué está pasando en el negocio, sin que tengas que preguntar tú, tienes el agente analista en nuestra guía de 7 agentes de IA gratis para tu negocio.

¿Quieres que tus informes se hagan solos?

Todo lo de esta guía lo haces tú, a mano, cada mes. Es un buen primer paso. El segundo es que no lo tengas que hacer: que las facturas entren solas, el Excel se actualice solo y el resumen te llegue por WhatsApp el día 1.

En IAEmpresa diseñamos ese sistema completo:

• Qué datos entran, de dónde y con qué permisos.
• Qué herramienta hace cada paso y cuál se queda fuera.
• Cómo automatizar la captación, el seguimiento y los informes.
• Cómo medir si la IA te está ahorrando tiempo o solo haciendo ruido.

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Sin compromiso. Te diremos con claridad si podemos ayudarte.

Fuentes revisadas

• OpenAI: ChatGPT for Excel and Google Sheets — documentación oficial (planes, instalación, datos)
• OpenAI: anuncio de ChatGPT for Excel (beta 5-mar-2026, disponibilidad general 5-may-2026)
• ChatGPT for Excel and Google Sheets — página oficial y preguntas frecuentes
• Bricks: precios y plan gratuito
• Bricks: comparativa de planes en su documentación
• Bricks: primeros pasos
• Julius: planes y precios
• Julius: página oficial en español
• Anthropic: crear y editar archivos con Claude

Autor: Arti, consultor de IA aplicada a negocios en IAEmpresa.

Última revisión: 7 de septiembre de 2026.